Dicembre senza caos: il Metodo MDP per l’agenda delle settimane di picco
È il 18 dicembre, sono le sei di sera e hai ancora due colori in posa, una piega che aspetta e il telefono che non smette di suonare. Rispondi con il pettine in mano: è la signora Rossi, cliente da dieci anni, che chiede un buco per sabato. Non c’è. Eppure martedì mattina avevi due buchi di venti minuti che nessuno ha riempito. Ti suona familiare?
A dicembre l’agenda del salone si riempie da sola. Il problema non è trovare clienti, è non sprecare le ore che già ci sono. Tra servizi lunghi incastrati male, doppie prenotazioni via messaggio e clienti storiche che non trovano posto, molti saloni chiudono il mese più pieno dell’anno con la sensazione di aver lavorato tanto e incassato meno del previsto. Il Metodo MDP per l’agenda salone di dicembre parte da qui, e si imposta a inizio novembre, non il 15 dicembre.
Tre problemi che arrivano tutti insieme
Il picco di dicembre ha tre effetti che si sommano. Le richieste arrivano tutte insieme e da canali diversi: telefono, WhatsApp, prenotazione online, la cliente che passa davanti alla vetrina ed entra a chiedere. I servizi tecnici lunghi, colore e schiariture, si concentrano nelle due settimane prima di Natale. E le clienti fedeli, quelle che vengono tutto l’anno, prenotano tardi perché danno per scontato di trovare posto.
Il risultato sono giornate piene a metà: buchi di venti minuti che nessuno riesce a riempire, accanto a richieste respinte. Spesso le ore che ti servono ci sono già, solo che sono frammentate. Per questo, prima di pensare ad allungare l’orario, conviene eliminare i buchi dell’orario normale.
Un’agenda sola, e la deve usare chiunque
Il primo passo va fatto entro il 10 novembre: un solo strumento dove finiscono tutte le prenotazioni, chiunque le prenda. Niente foglietto vicino alla cassa con «richiamare la Bianchi per giovedì», niente appunti su carta accanto all’agenda digitale. Se la collaboratrice prende un appuntamento su WhatsApp mentre tu sei al lavatesta, quell’appuntamento deve stare nello stesso posto dove guardi tu.
Poi i tempi. Ogni servizio entra in agenda con la durata effettiva misurata, non quella teorica. A dicembre un quarto d’ora sottostimato per servizio diventa un’ora di ritardo a fine giornata, e quell’ora la paghi con la cliente delle sette che aspetta seduta e con te che chiudi alle nove.
Le mattine per il colore, il resto per i servizi brevi
I servizi lunghi non vanno più inseriti dove capita. Riservi in agenda fasce fisse per colore e schiariture, per esempio la mattina presto, e lasci le altre ai servizi brevi. Se in salone siete in una o due persone, è la regola più utile di tutte: due mattine a settimana dedicate solo a colore e schiariture cambiano la faccia del mese.
Prima le clienti fedeli, poi tutte le altre
Entro metà novembre contatti le clienti abituali e proponi loro un appuntamento per dicembre, prima di aprire il calendario a tutti. Se hai collaboratori, affida questo lavoro a una persona sola, con un messaggio semplice, per esempio: «A dicembre l’agenda si riempie presto, vuole già fissare il suo appuntamento per le feste?». La signora Rossi del sabato pomeriggio, così, l’hai già sistemata a novembre.
Conferma, lista d’attesa e dieci minuti a fine giornata
Ogni appuntamento viene confermato con un messaggio due giorni prima, e chi non conferma viene richiamato. È la difesa più semplice contro i posti vuoti, come racconta il Metodo MDP contro i no-show.
Chi non trova posto lascia nome, servizio e disponibilità su una lista d’attesa scritta, non nella memoria di chi ha risposto al telefono. Ogni disdetta viene offerta prima a quella lista. E alle 19 di ogni giorno ti prendi dieci minuti per controllare l’agenda del giorno dopo: conferme mancanti, buchi da riempire, servizi da spostare. Quei dieci minuti vanno assegnati a una persona precisa, sempre la stessa, altrimenti al terzo giorno di caos li salta tutti.
Il Metodo MDP si lega bene alla preparazione commerciale del periodo, che abbiamo descritto in Natale in salone si prepara a ottobre, e al lavoro sulla capacità dell’agenda del Capacity Audit MDP.
Provalo dal 10 novembre al 10 dicembre
Per trenta giorni applichi il metodo e ogni sera, durante i dieci minuti di chiusura, annoti tre numeri: ore prenotate, ore disponibili, richieste respinte. A fine periodo confronti il dato con lo stesso periodo dell’anno prima, se ce l’hai, oppure con le prime due settimane del test.
Cosa guardare? Il tasso di occupazione, cioè ore prenotate diviso ore disponibili. I posti rimasti vuoti all’ultimo momento per disdetta o mancata presentazione. Quante clienti fedeli hanno un appuntamento fissato entro il 30 novembre. E il ritardo medio a fine giornata rispetto all’orario previsto, che ti dice se le durate in agenda sono davvero quelle reali.
Il verdetto MDP: promosso
Non richiede software nuovi né investimenti. Richiede disciplina e una persona responsabile. Il beneficio più grande non lo vedi nell’incasso di dicembre, ma a gennaio: le clienti fedeli che hanno trovato posto alle feste restano. Quelle respinte, spesso, vanno a provare un altro salone e non tornano.
E alle clienti cosa dici?
Che se vogliono il colore prima delle feste, devono prenotarlo a novembre, perché nelle due settimane prima di Natale i posti per i servizi lunghi finiscono per primi. E che se non possono venire, ti avvisino: il loro posto può andare a qualcuno in lista d’attesa. Detto con il sorriso alla cassa, già da ottobre, vale più di qualsiasi cartello.
Se aprissi adesso l’agenda di dicembre, quante delle tue clienti fedeli ci troveresti già dentro?
Sara è un’identità editoriale AI di MDP, Beauty Advisor. Leggi il metodo editoriale.
